VỊ TRÍ: CHUYÊN VIÊN TỔNG HỢP QUẢN LÝ HỒ SƠ DỰ ÁN

I. Mô tả công việc

1. Tiếp nhận và kiểm soát hồ sơ đầu vào

• Tiếp nhận phiếu đề xuất đầu tư, văn bản giao nhiệm vụ và tài liệu kèm theo.
• Kiểm tra tài liệu.
• Lập yêu cầu bổ sung đối với hồ sơ chưa đầy đủ; mở mã dự án, mã hồ sơ và danh mục tài liệu.
• Cập nhật hồ sơ vào sổ theo dõi hoặc hệ thống quản lý tài liệu trong thời hạn quy định.

2. Tổng hợp kế hoạch, tiến độ và báo cáo

• Hỗ trợ xây dựng kế hoạch đầu tư năm và kế hoạch triển khai từng dự án.
• Lập, cập nhật bảng tiến độ tổng hợp, mốc kiểm soát, thời hạn và đầu mối thực hiện.
• Theo dõi tình trạng xử lý.
• Chuẩn bị báo cáo tuần, tháng, quý và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Trưởng Ban.

3. Hồ sơ nghiên cứu, thẩm định và phê duyệt

• Thu thập tài liệu khảo sát, hiện trạng, yêu cầu công năng và số liệu phục vụ nghiên cứu đầu tư.
• Phát hành hồ sơ lấy ý kiến; theo dõi, cập nhật và lưu ý kiến thẩm định của từng đơn vị.
• Lập bảng tổng hợp tiếp thu, giải trình theo chỉ đạo.       
• Chuẩn bị tờ trình, dự thảo quyết định/nghị quyết, bộ hồ sơ trình ký; theo dõi kết quả phê duyệt và phát hành.

4. Thường trực hành chính Hội đồng lựa chọn nhà thầu

• Chuẩn bị lịch họp, thư mời, chương trình, tài liệu, biểu mẫu đánh giá và biên bản.
• Quản lý việc phát hành, tiếp nhận, niêm phong và bàn giao hồ sơ dự thầu/đề xuất.
• Tổng hợp kết quả đánh giá, biểu quyết của thành viên.

5. Quản lý hồ sơ hợp đồng

• Lập danh mục hợp đồng, phụ lục và tài liệu pháp lý; theo dõi ngày ký, hiệu lực, giá trị và thời hạn thực hiện.
• Theo dõi bảo lãnh tạm ứng, thực hiện, bảo hành; bảo hiểm; mốc tạm ứng, thanh toán và thu hồi tạm ứng.
• Cập nhật văn bản chỉ đạo, biên bản và thông báo; cảnh báo hợp đồng, bảo lãnh hoặc bảo hiểm sắp hết hiệu lực.
• Theo dõi nghĩa vụ còn lại của nhà thầu và tình trạng xử lý vi phạm hợp đồng.

6. Hồ sơ thi công và hiện trường

• Tiếp nhận, phân loại và cập nhật hồ sơ bàn giao mặt bằng, biện pháp thi công, tiến độ chi tiết, nhân sự và kế hoạch chất lượng/an toàn.
• Quản lý nhật ký, hồ sơ vật liệu/thiết bị, thí nghiệm, biên bản kiểm tra, nghiệm thu và báo cáo tiến độ.

7. Quản lý hồ sơ phát sinh và thay đổi

• Tiếp nhận phiếu đề nghị phát sinh/điều chỉnh và kiểm tra.
• Theo dõi ý kiến QLCL, KT-TC, Pháp chế, đơn vị vận hành và trạng thái phê duyệt.
• Lưu bản vẽ, khối lượng, dự toán, quyết định phê duyệt và phụ lục hợp đồng.

8. Nghiệm thu, thanh toán, quyết toán và đóng dự án

• Kiểm tra sơ bộ danh mục hồ sơ trước khi chuyển QLCL nghiệm thu; tổng hợp hồ sơ hoàn công, chạy thử, bàn giao, bảo hành và bảo trì.
• Theo dõi danh mục tồn tại, thời hạn và kết quả khắc phục.
• Kiểm tra thành phần hồ sơ thanh toán theo danh mục; lập phiếu bàn giao cho KT-TC và theo dõi việc bổ sung/phê duyệt.
• Đối chiếu danh mục hồ sơ giữa Ban ĐTXD, QLCL, KT-TC; hỗ trợ lập báo cáo đóng dự án và danh mục lưu.

9. Quản trị tài liệu và lưu trữ

• Kiểm soát phiên bản, trạng thái, người lập, người kiểm tra và người phê duyệt; bảo đảm hồ sơ giấy và điện tử thống nhất.

II. Yêu cầu công việc

1. Trình độ chuyên môn:

• Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành xây dựng, kiến trúc, kinh tế xây dựng, quản lý dự án hoặc các chuyên ngành liên quan.

2. Kinh nghiệm:

• Có tối thiểu 03 năm kinh nghiệm tổng hợp, quản lý hồ sơ dự án hoặc hồ sơ xây dựng.

3.  Kiến thức và kỹ năng:

• Hiểu thành phần hồ sơ đầu tư, hợp đồng, thi công, nghiệm thu, hoàn công, thanh toán và quyết toán.

• Có khả năng lập kế hoạch, bảng theo dõi, báo cáo, tờ trình và biên bản.

•  Thành thạo Cad, Word, Excel, PowerPoint và hệ thống quản lý tài liệu; biết đọc bản vẽ.

4. Yêu cầu khác: 

• Cẩn trọng, bảo mật, trách nhiệm; có khả năng theo dõi đồng thời nhiều đầu việc và phối hợp nhiều đơn vị.

III. Quyền lợi

1. Mức thu nhập: 15.000.000 – 18.000.000 VNĐ 

• Được đánh giá tăng lương hàng kỳ;
• Thưởng cá nhân xuất sắc, thưởng năm Âm lịch theo kết quả kinh doanh của Công ty;
• Thưởng tháng lương thứ 13.

2. Phúc lợi

• Các hoạt động: Liên hoan, du lịch 1 năm/1 lần và các hoạt động ngoại khóa khác;
• Chế độ phúc lợi: Sinh nhật, hiếu hỉ, ốm đau…;
• Các hoạt động tập thể: Team – building, Teamwork;
• Chế độ Bảo hiểm theo pháp luật quy định, các gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe;
• Được tham gia các lớp đào tạo nâng cao chuyên môn/ ngoại ngữ/ kỹ năng;
• Khám sức khỏe định kỳ 1 năm/ lần;
• Môi trường làm việc sáng tạo, linh hoạt, tôn trọng và kích thích khả năng phát triển cá nhân cao.

3. Phát triển năng lực và lộ trình công danh

• Nâng cao năng lực chuyên môn qua các khóa đào tạo tại Công ty, khuyến khích và tạo điều kiện phát triển cho cán bộ công nhân viên;
• Nâng cao năng lực lãnh đạo, quản lý;
• Lộ trình công danh rõ ràng: Nhân viên – Quản lý cấp trung – Quản lý cấp cao – Lãnh đạo cấp cao.

IV. Thông tin liên hệ

1. Địa điểm làm việc tại: Trung tâm Dịch vụ Hữu Nghị Xuân Cương, Cửa khẩu Quốc tế Hữu Nghị, Đồng Đăng, Lạng Sơn
2. Thời gian làm việc: Theo thời gian của bên thi công, nghỉ 01 ngày/ tuần không cố định là ngày chủ nhật (hoặc tùy theo từng bộ phận)
3. Cách thức ứng tuyển (Chọn một trong các cách sau)

– Liên hệ trực tiếp qua SĐT/ Zalo: 0353 329 688 – Ms. Vân Anh

– Gửi CV qua email tuyendung@xuancuong.vn với tiêu đề: HỌ TÊN – ỨNG TUYỂN VỊ TRÍ [VỊ TRÍ CÔNG VIỆC]